Professions apparentées et synonymes
- Employée à l'accueil
- Huissier - Portier
- Hôtesse d'accueil
- Steward accueil
- Télédispatcher
- Téléphoniste - Réceptionniste
- Téléphoniste - Secrétaire
- Téléphoniste - Standardiste
Description
Vous accueillez, identifiez et orientez les visiteurs, les clients ou les interlocuteurs téléphoniques. Vous pouvez aussi, dans certains cas, contrôler l'accès à l'infrastructure (type de public, cartes d'accès, billets d'entrée ...) et guider les visiteurs ou clients (vers un service ou un lieu donné). Il vous arrive aussi de classer ou vérifier des documents administratifs simples (factures, bordereaux, bons de commande). Selon la taille de l'entreprise et la masse des communications ou des visites à gérer, il vous incombera de coordonner ou de former une équipe de collaborateurs.
Conditions générales de travail
Cette profession s'exerce dans un local ou dans le hall de réception de l'entreprise, seul ou en équipe selon le volume d'informations à délivrer et de tâches à exécuter. Une centrale téléphonique avec plusieurs lignes entrantes est très souvent utilisée. La fréquence des appels (signaux visuels ou acoustiques), le nombre de visiteurs et la diversité des opérations à effectuer nécessitent une vigilance permanente. La gestion du stress et l'obligation d'être "multi-tâches" sont des critères importants de cette fonction. Dans les domaines du tourisme, du spectacle ou lors de manifestations périodiques (salons, fêtes...), cette profession peut être assortie d'horaires variables ou s'exercer en soirée, le week-end et les jours fériés.
Conditions générales d’accès
Cette profession ne nécessite généralement qu'une expérience professionnelle de courte durée dans des services administratifs. L'accès direct à la profession est possible sans expérience préalable pour les titulaires d'un diplôme de l'enseignement secondaire inférieur ou professionnel supérieur. La maîtrise du français et du néerlandais oral est important pour la fonction. Certaines entreprises, où les échanges internationaux et les contacts avec des visiteurs étrangers sont courants, demandent que l'on ait un diplôme de bachelier professionnel et que l'on maîtrise une ou deux langues étrangères. Dans le secteur public, l'emploi est accessible par concours ou par examen de recrutement sous certaines conditions de recrutement et de formation.
Compétences de base
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Connaissances et compétences techniques
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Accueillir les clients ou les visiteurs
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Assurer le traitement rapide du courrier (tri et distribution)
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Avoir la maîtrise du clavier
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Collecter, enregistrer, classer et gérer les données
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Communiquer oralement avec aisance
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Etre responsable de l'accueil des clients (guichet, comptoir)
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Faire preuve d'aisance au téléphone
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Posséder une connaissance de base du travail sur PC
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Pouvoir utiliser couramment la messagerie électronique (e-mail)
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Savoir utiliser un central téléphonique
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Utiliser les machines de bureau (fax, photocopieur, téléphone, etc.)
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Compétences génériques
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Avoir confiance en soi
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Avoir l'esprit client
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Avoir une bonne maîtrise de soi
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Bien résister au stress
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Etre flexible
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Etre sensibilisé à une image de marque spécifique
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Faire preuve de diplomatie
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Faire preuve de discrétion
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Faire preuve de serviabilité
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Posséder une bonne audition et une bonne élocution
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Savoir écouter
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Travailler de manière autonome
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Connaissances linguistiques
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Connaître les langues étrangères
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Maîtriser l'anglais oral
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Maîtriser le français oral
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Maîtriser le néerlandais oral
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Compétences spécifiques
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Connaissances et compétences techniques
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Appliquer la mise en page d'un texte (normes IBN)
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Contrôler l'accès à l'entreprise
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Enregistrer les visiteurs
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Etablir des contacts téléphoniques et prendre des rendez-vous
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Gérer l'agenda (rendez-vous, réservations, missions, etc.)
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Orienter les clients, usagers, visiteurs, spectateurs
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Pouvoir utiliser concrètement un traitement de texte
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Pouvoir utiliser une feuille de calcul (spreadsheet)
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Tenir la caisse
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Responsabilités
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Encadrer une équipe
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Spécialisations et domaines d'intervention
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Domaines d'intervention
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Grande entreprise
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Petite entreprise
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Secteur privé
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Secteur public
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Conditions spécifiques de travail
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Horaires
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Nuit
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Samedi
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Week-end
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Week-ends et jours fériés
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